Help & FAQ
Sistem Panduan Kamelia Dental
Temukan jawaban untuk semua pertanyaan terkait penggunaan sistem informasi klinik gigi Kamelia Dental. Pilih kategori di bawah ini.
Appointments
Buka menu Appointments, lalu klik tombol "+ Create Appointment" di pojok kanan atas. Pilih pasien, dokter gigi, tanggal, waktu, dan jenis layanan (Service). Sistem akan otomatis mengkalkulasikan harga layanan, pajak, diskon, dan biaya tambahan sebelum Anda menyimpannya.
Anda dapat mengklik salah satu appointment yang berstatus SCHEDULED pada kalender. Pada modal yang muncul, klik opsi Reschedule, lalu ubah Tanggal atau Waktu yang diinginkan, kemudian simpan. Pasien akan menerima notifikasi otomatis melalui email jika jadwal berubah.
Klik appointment terkait pada kalender, lalu pilih tab Payment(s). Anda akan melihat ringkasan tagihan (Subtotal, Tax, dll). Klik tombol Collect Payment, lalu pilih metode pembayaran (Cash, Transfer, atau QRIS) dan masukkan nominal yang diterima, lalu konfirmasi.
Transactions
Menu Transactions berfungsi untuk mengelola seluruh data pesanan dan transaksi pembayaran secara global (baik yang berasal dari appointment, maupun transaksi langsung/walk-in). Sedangkan tab Payment(s) di menu Appointments hanya spesifik menampilkan pembayaran untuk satu jadwal tersebut.
Struk hanya bisa dicetak untuk transaksi yang sudah lunas (PAID). Buka menu Transactions, klik transaksi yang statusnya PAID. Pada modal Detail yang muncul, tekan tombol Print Receipt di bagian bawah untuk mencetak struk tagihan beserta informasi pembayarannya.
Tentu. Pada menu Transactions, Anda dapat menekan tombol Export Data. File akan terunduh dalam format Excel (.xlsx) yang dapat Anda gunakan untuk keperluan pelaporan atau pembukuan keuangan klinik.
Patients
Buka menu Patients dan klik Add New Patient. Isi informasi dasar (Nama, Telepon, Email, Alamat). Sistem juga mendukung pendaftaran cepat (Quick Add) dari dalam form pembuatan Appointment maupun transaksi.
Ya, saat data Pasien ditambahkan dan mereka didaftarkan, sistem bisa membuatkan akun portal pasien secara otomatis. Jika mereka butuh mereset kata sandi, admin dapat menekan tombol Request Password Reset di menu Patients agar pasien mendapat email panduan.
Services
Pada menu Services, saat Anda menambah atau mengedit layanan, terdapat kolom Duration (minutes). Durasi ini yang akan dipakai sistem untuk mengunci waktu (booking slot) di kalender Appointment secara otomatis agar jadwal dokter tidak bentrok.
Gunakan kolom pencarian atau filter pada menu Services. Jika Anda perlu memindah kategori, cukup tekan tombol ikon Edit pada layanan tersebut, lalu sesuaikan nilai pada dropdown Category (misal: Checkup, Cleaning, Extraction, dll).
Settings
Sistem dirancang dengan arsitektur pembukuan yang baik. Segala perubahan Tax Rate, Service Fee, atau Discount yang Anda simpan di menu Settings hanya akan berlaku untuk transaksi atau appointment baru yang dibuat setelah perubahan disimpan. Transaksi yang lama datanya akan dikunci agar nilai riwayat kasir tetap konsisten.
Di menu Settings, gulir ke bagian Calendar Settings. Ubah nilai Start Time (misalnya 08:00) dan End Time (misalnya 21:00). Setelah disimpan, kalender di menu Appointments akan langsung menyesuaikan batas waktu atas dan bawah sesuai konfigurasi ini.